Zaman geçip gidiyor. Zamanın bu ilerleyişini durduracak ya da yavaşlatacak bir çözüm, tabii ki yok. Ancak unutmayın ki etkili zaman yöntemi ile zamanı verimli bir şekilde değerlendirmek bizim elimizde.

Etkili zaman yönetimi yaparak zamanı yararınıza işleyen bir süreç haline getirebilirsiniz. “Peki, bunu nasıl yapacağım?” diyorsanız tüm detayları ile zaman yönetimi kavramını incelemekte fayda var. Gelin, “Zaman yönetimi nedir?” ve “Zaman yönetimi teknikleri nelerdir?” incelemeye başlayalım.

Zaman yönetimini adından da anlaşıldığı gibi aslında bir kişinin etkin geçirdiği süreyi üst düzeye çıkarmak için görev ve faaliyetlerin koordinasyon edilmesi şeklinde tanımlamak mümkün. Bu koordinasyonun temel amacı ise tabii ki daha az zamanda daha çok iş yapabilme kabiliyetini geliştirmek.

Ancak bu demek değil ki sadece yapılacak işlere daha kısa zaman ayırıp verimliliği düşürmek. Bu nedenle etkili zaman yönetiminde zamanı verimli kullanmanın yanı sıra kişinin verimliliği de ön planda tutulması oldukça önemli. Kısacası kişinin verimli bir şekilde çalışma sürelerinin belirlenmesi, yapılacak işlerin koordine edilmesi ve kişiye uygun bir program çıkarılması temelinde etkili bir zaman yönetimi planı çıkarılabilir.

Zaman yönetimi, aslında anlık bir çözümden öte kişinin hayatına entegre ettiği bir davranış biçimi. Bu davranış biçimi, kişinin yaşamında bir alışkanlık haline geldiği müddetçe de genel olarak zaman etkili biçimde kullanılarak iş ve yaşam dengesi kurulabilir.

“Peki, zaman yönetimi nasıl yapılır?” diyorsanız zamanı verimli kullanmak için farklı teknikler bulunur. Zaman yönetimi teknikleri ise daha pratik ve belirli bir çerçeve içinde zamanı etkili bir şekilde kullanmaya yardımcı olur.

Şimdi, zaman yönetimi açısından bize bir yol haritası sunacak popüler teknikleri incelemeye başlayalım.

1. Pomodoro Tekniği

Zaman yönetimi teknikleri arasında popüler bir seçenek olan pomodoro tekniği, üniversite yıllarında ders çalışırken sürekli olarak dikkat dağınıklığı yaşayan ve çalışmaya bir türlü odaklanamayan Francesco Cirillo tarafından ortaya çıkarılmış. Cirillo, domates şeklinde bir mutfak zamanlayıcısı ile kendine çalışma ve mola için belirli zaman aralıkları belirlemiş. Buna göre de en uygun seçeneğin 25 dakika çalışmadan sonra 5 dakika mola vermek olduğunu keşfetmiş. İşte, bu keşifle de şu an dünyaca meşhur pomodoro tekniğini ortaya çıkarmış.

Pomodoro tekniği uygulamak için de yapmanız gereken oldukça basit. Her 25 dakikalık çalışmadan sonra 5 dakika mola vererek ve bu periyodu 4 kez tekrarladıktan sonra da 20-30 dakikalık uzun bir mola ile bu tekniği uygulayabilirsiniz.

2. Eisenhower Matrisi

Eisennhower matrisi de özellikle işleri aciliyet ve önem sırasına göre planlamak ve bu planlamadan sonra acil işlerinizi önceliklendirmek için oldukça etkili bir yöntem. Çünkü bu zaman yönetimi tekniği, önemli, önemsiz, acil ve acil olmayan görevler arasındaki ayrımı yapmanıza yardımcı olur.

Adını eski ABD Başkanı Dwight Eisenhower’dan alan bu teknik, aslında acil ve önemli kavramlarını birbirinden ayırabilmenin basit bir yolu. Çünkü her acil olan iş önemli olamayacağı gibi her önemli iş de acil olmayabilir. Durum böyle olunca hangi işe öncelik verilmesi gerektiğini çıkarabilmek için de yapılması gereken işleri analiz etmek gerekir. İşte, bu analiz sürecine de eisenhower matrisi, basit ve etkili bir çerçeve sunar.

Bu tekniği uygulamak için öncelikle görev listenizi dört kategoriye ayırmanız gerekli. Acil ve önemli, acil değil ama önemli, acil ve önemsiz, hem acil değil hem de önemsiz şeklinde ayırdığınız kategorilere görevlerinizi listeleyerek hangi işi önceliklendirmeniz ve hangi işe ne kadar süre ayırmanız gerektiğini daha net bir şekilde çıkarabilirsiniz.

3. Kanban Tekniği

Zaman yönetimi tekniği olarak kullanılan bir diğer seçenek kanban tekniği, aslında ilk olarak üretim süreçlerinde verimliliği kontrol etmek için geliştirilen bir sistem. Ancak zamanla sadece üretim ile sınırlı kalmayıp pek çok alanda iş yönetim süreçlerinin takibi için benimsenen bir teknik haline gelmiş.

Kanban tekniğinde iş süreçlerini takip etmek için bir akış oluşturulur. Bu akışta ise mevcut görevler, gelecek görevler ve tamamlanan görevler bulunur. Böylece yapılması gereken, yapılan ve biten işler tek bir pano üzerinde görülerek görev dağılımı, iş yoğunluğu veya süreçteki akış hakkında tek bakışta detaylı bir analiz yapılabilir.

Zaman, yaşamın temelini oluşturduğu için zaman yönetimi de kişilerin hayatının her noktasını etkileyen bir yapıya sahip diyebiliriz. Bu nedenle de etkili bir şekilde zaman yönetimi yapabilmek, kişilerin sadece hayatlarının belirli bir noktasını değil, her açıdan kişinin hayatını etkiler.

Zaman yönetiminin önemini daha iyi anlamak için bir örnek üzerinden gidelim; diyelim ki belirli süre içerisinde bitirmeniz gereken işler var. Bu sürede işlerinizi planlayıp bitirmezseniz bu işlerinizin aksamasına ve hatta iş için kişisel zamanınızdan ödün vermenize neden olabilir. Hem işlerin yetişmemesi hem de kişinin kişisel zamanından ödün verilmesi de stresin daha yoğun bir şekilde hissedilmesine sebep olarak motivasyonunu düşürebilir.

Özetle kişinin hayatında iş ve özel yaşam dengesini kurması ve stres yönetimi yapabilmesi için zaman yönetimi, dikkat edilmesi gereken temel unsurlardan biri.

Kişisel zaman yönetimi, zamana karşı değil, zamanla beraber ilerlemek için önemli olsa da tabii ki bunu yapmak, her zaman kolay olmayabilir. Çünkü zaman yönetimi, teorik olarak kolay görülse de pratikte uygulanması plan, program ve disiplin isteyen bir süreç. Bu sürecin etkin bir şekilde devam edebilmesi için de kişinin içsel ve dışsal engelleri de yönetebilmesi gerekir.

“Peki, bu engeller nelerdir?” diyorsanız genel olarak zamanı verimli kullanmayı engelleyebilecek faktörleri şu şekilde sıralayabiliriz:

• Motivasyon eksikliği: Yapılan bir işte veya görevde kişi, motivasyon eksikliği yaşarsa işi bitirmekte zorlanabilir.
• Stres: Yoğun stres hali, kişinin yaptığa odaklanmasını daha zor hale getirebilir.
• Erteleme: Kişiler, kimi zaman üzerlerinde baskı hissedene kadar yapacakları işleri erteleme eğiliminde olabilir.
• Çoklu görev: Yapılacak işleri planlamak yerine aynı anda birden çok işe odaklanmak, verimliliği düşürebilir.
• İş yükü: Kişiler, başa çıkabileceğinden daha fazla iş ve görev ile karşı karşıya kalınca planlama yapmak daha zor hale gelebilir.
• Dış yaşam faktörleri: Ailevi bir durum veya küresel bir sorun gibi kişinin motivasyonunu etkileyecek faktörler, verimi düşürebileceği için zaman yönetimini de etkileyebilir.

Sonuç olarak zaman yönetimi ile günlük hayatta yapılması gerekenlerin planlı ve verimli bir şekilde hayata geçirilmesi mümkün. Tabii ki zamanı verimli kullanmayı engelleyecek bazı etkenler ile karşılaşabilirsiniz. Ancak bu engellerin etkisini de minimum seviyeye düşürerek mevcut planınıza devam edebilmek de zaman yönetiminin bir parçası.

Ayrıca unutmayın ki zamanı verimli kullanmanızı engelleyebilecek etkenlerden biri olan stres, her ne kadar korkulan bir durum olsa da aslında hayatın akışında ortaya çıkan bir duygu hali. Hatta bu duygunun motive edici ve harekete geçirici bir yanı da var. “Peki, nasıl?” diyorsanız iyi stres kavramı ile tanışmanın zamanı geldi. İyi stres hakkında detaylı bilgi için “Stres Her Zaman Kötü Değil: İyi Stres Nedir?” yazımızı okuyabilirsiniz.